購買管理規程とは

　購買業務は、販売業務同様に、企業の根幹となる重要な業務のひとつです。購買業務の基本的な流れとしては、仕入先への発注から代金の支払までを指します。
　購買管理規程は、購買活動により、信頼できる仕入先から、適正な品質・価格・納期で商品の購入を行い、販売活動や製造活動が安定的・継続的に行なえるように、守られるべき規範やルールを定めたものです。

購買管理規程の体系　例

1. 総則
2. 購買先
3. 購買業務
4. 支払業務
5. 買掛金の管理

購買管理のポイント

職務分離

　購買業務は、企業運営の基礎となる重要な業務であり、また多くの商品・資産・現金の入出が行なわれますので、不正が発生し易い業務でもあります。そのため、内部牽制に配慮し、一人の担当者に複数の職務を兼任させず、各業務を複数の担当者によりそれぞれ分担させ、職務分離を図る必要があります。

購買先の選定

　購買業務で求めらものは、信頼性のある取引先から、品質の良い商品を、適正な価格・数量・納期で、安定的・継続的に行なえることです。そのために、購買部署はあらかじめ、信頼性のある取引先を選定し登録しておく必要があります。
　信頼性のある企業の選定・登録には、その企業の事業内容・沿革・経営状態・資金繰り状況などを、調査し検討をおこないます。具体的には、財務諸表の入手・信用調査機関の利用・既に取引のある企業からの評判などから情報を得ます。

　 また、いったん購買先として登録された企業であっても、定期的な調査を行い、経営状態や資金繰りの悪化・品質の低下・優良人材の流出などの情報に留意する必要があります。 規程には、情報分析の結果、購買先として認める承認者、および登録削除の決裁者を明記します。

購買契約

　取引上のトラブルを避けるために、契約書の締結が必要となりますが、継続的に取引を行なう場合には、基本契約を取り交わせば煩雑さが緩和されます。一般に基本契約書には、以下の事項が記載されます。

• 取引目的
• 期間
• 納期
• 製品・材料の取り扱い
• 不良品の取扱い
• 輸送の方法（諸経費負担）
• 検収方法
• 支払の条件
• 契約解除の条件

発注手続き

　発注手続きの際には、契約書や発注書による場合の他に、電話や口頭による場合もあります。電話や口頭による場合には、後にトラブルへとつながる可能性がありますので、事後的に契約書や発注書を作成入手する必要があります。一般に注文書に以下の事項が記載されます。

• 発注日
• 発注商品・規格・寸法
• 数量・重さ
• 単価および金額
• 納入期日
• 納入場所
• 支払条件

検収作業

　発注商品が納入されたならば、納品書と発注書の内容を照合する必要がありますが、発注者と検収者は別にすることが望ましいです。検収により債務が確定しますので、慎重に行い、問題がある場合には返品・値引き請求を行ないます。
　検品後、問題がない場合には、領収書を発行します。

仕入計上

　仕入の計上基準にはいくつかありますが、主なものは以下になります。

　購買先が、商品・製品を出荷した時点で、仕入を計上する

　出荷した商品・製品を検収した時点で、仕入を計上する

　なお、請求書の到達によって仕入計上を行なうことは、会計原則上、適切ではありませんので注意が必要です。

支払業務

　検収が終わり債務が確定すると、支払業務に移りますが、発注者と支払担当の職務は分離しなければ、不正の起きる原因となり得ますので、別々の担当者でおこないます。通常、支払業務は経理部や管理部で行なわれます。