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購買管理規

購買管理規程とは

 購買業務は、販売業務同様に、企業の根幹となる重要な業務のひとつです。購買業務の基本的な流れとしては、仕入先への発注から代金の支払までを指します。
 購買管理規程は、購買活動により、信頼できる仕入先から、適正な品質・価格・納期で商品の購入を行い、販売活動や製造活動が安定的・継続的に行なえるように、守られるべき規範やルールを定めたものです。

購買管理規程の体系 例

総則
購買先
購買業務
支払業務
買掛金の管理

 

購買管理のポイント

職務分離

 購買業務は、企業運営の基礎となる重要な業務であり、また多くの商品・資産・現金の入出が行なわれますので、不正が発生し易い業務でもあります。そのため、内部牽制に配慮し、一人の担当者に複数の職務を兼任させず、各業務を複数の担当者によりそれぞれ分担させ、職務分離を図る必要があります。

購買先の選定

 購買業務で求めらものは、信頼性のある取引先から、品質の良い商品を、適正な価格・数量・納期で、安定的・継続的に行なえることです。そのために、購買部署はあらかじめ、信頼性のある取引先を選定し登録しておく必要があります。
 信頼性のある企業の選定・登録には、その企業の事業内容・沿革・経営状態・資金繰り状況などを、調査し検討をおこないます。具体的には、財務諸表の入手・信用調査機関の利用・既に取引のある企業からの評判などから情報を得ます。

  また、いったん購買先として登録された企業であっても、定期的な調査を行い、経営状態や資金繰りの悪化・品質の低下・優良人材の流出などの情報に留意する必要があります。 規程には、情報分析の結果、購買先として認める承認者、および登録削除の決裁者を明記します。

購買契約

 取引上のトラブルを避けるために、契約書の締結が必要となりますが、継続的に取引を行なう場合には、基本契約を取り交わせば煩雑さが緩和されます。一般に基本契約書には、以下の事項が記載されます。

取引目的
期間
納期
製品・材料の取り扱い
不良品の取扱い
輸送の方法(諸経費負担)
検収方法
支払の条件
契約解除の条件

 

発注手続き

 発注手続きの際には、契約書や発注書による場合の他に、電話や口頭による場合もあります。電話や口頭による場合には、後にトラブルへとつながる可能性がありますので、事後的に契約書や発注書を作成入手する必要があります。一般に注文書に以下の事項が記載されます。

発注日
発注商品・規格・寸法
数量・重さ
単価および金額
納入期日
納入場所
支払条件

 

検収作業

 発注商品が納入されたならば、納品書と発注書の内容を照合する必要がありますが、発注者と検収者は別にすることが望ましいです。検収により債務が確定しますので、慎重に行い、問題がある場合には返品・値引き請求を行ないます。
 検品後、問題がない場合には、領収書を発行します。

仕入計上

 仕入の計上基準にはいくつかありますが、主なものは以下になります。

出荷基準

 購買先が、商品・製品を出荷した時点で、仕入を計上する

検収基準

 出荷した商品・製品を検収した時点で、仕入を計上する

 なお、請求書の到達によって仕入計上を行なうことは、会計原則上、適切ではありませんので注意が必要です。

支払業務

 検収が終わり債務が確定すると、支払業務に移りますが、発注者と支払担当の職務は分離しなければ、不正の起きる原因となり得ますので、別々の担当者でおこないます。通常、支払業務は経理部や管理部で行なわれます。

 

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