マニュアルの構成要素

　マニュアルの骨格(構成要素)は、内容が『事務業務・接客・営業・工場』、対象が『新入社員・中堅社員・管理職』などの違いにより、目的が異なりますのでその構成要素も異なりますが、基本的には以下のような構成要素となります。

構成要素　例

　前項でまとめた、『条件区分対応表』や『ノウハウ・ポイント』を基に、業務の流れに沿ってまとめます。流れを図にするとイメージがつかめ、理解度がましますので、フローチャート図などを利用し、該当作業の横にコツやポイントを書き加えるなどします。

　『手順書』で流れを確認する際に、実際に使用する『帳票』内容とを見比べながら行うことは、その関連性を明確に理解することが出来ますので、使用帳票をまとめてファイルし、目次や番号付けを行うなどをし、直ぐに探し出せるようにします。
　帳票は、記載前と記載後、更に記入方法や注意点等を添え書きしたものがあると、便利です。

　マニュアルが人材教育が目的ならば特に、習得期間や業務基準値を明確にする必要があり、その評価も必要となります。『何を・いつまでに・どの程度』を明確にし、その評価を適切に行わなければ、結果はついて来ません。
　『用語集』には、専門用語の解説、用語の定義、用語の統一化　などを、まとめて記載します。

チェックリストの活用

　マニュアルで求められている基準などに対し、その通りに出来ているか(評価)を確認する際に便利なのが『チェックリスト』です。
　チェックリストは、手際よく重要ポイント教え、その実行確認ができ、他人からの評価だけでなく、自ら日々の業務での実行確認・評価を行う際にも利用されます。また、マニュアルを根付かせるにも効果的です。

作成ポイント

• 無駄な項目はないか
• 文章は短く端的か
• チェック項目が多すぎないか(必要最小限に)
• チェックされない場合の対処法は決まっているか
• 現場に即した内容になっているか(現場を知らない本社作成の場合など)