全体の構想

　現状把握の結果をもとに、範囲・対象者・種類・目的などを大まかに決めマニュアルをイメージ化し、作業日数・必要人員・完成予定時期等の基本案を決定します。

構想項目　例

• マニュアル作成の範囲(特定の業務・部署)
• 種類・目的(基本教育・指導手順・ノウハウの集積・内部統制システムの構築)
• 誰を対象とするか(新人・指導者・各担当者)
• 作業日数・必要人員・構成メンバー
• 完成予定時期
• 完成マニュアルのイメージ

推進組織の編成

　実際にマニュアルを作成するには、プロジェクト（推進委員会）を立ち上げなければ始まりません。作成するマニュアルの規模や種類により異なりますが、全社的な作成となれば、委員長をトップとしてその下に各委員が置かれ、更にその下に実務作業者が配置されます。また、登録・改訂、その後の指導・教育等を全社的に管轄する事務局も必要となります。
　委員長は役員級の者、委員は各部門の役職者、実務作業者は各業務担当者、事務局は総務部門や管理部門　などが一般的に考えられます。

　　これらの主要な構成メンバーは、第一線の業務担当者で構成される必要があります。なぜなら、企業における最高のノウハウ・技術・コツは第一線の業務担当者が知っているからです。マニュアルは、構成メンバーのレベル以上の品質に完成することはありませんので、構成メンバーの選択がマニュアルの質に大きく左右し、完成後に実際の現場で活用されるか、お飾りとなってしまうかが決まると言って過言ではありません。
　優秀な業務担当者の協力なくして、価値あるマニュアルが作成できないのです。

　ただし、以下の問題点もあります

問題点

• 第一線の業務担当者の確保が難しい
• 臨時のメンバーであるため、解散後、急激に求心力を失う
• 日程調整が合わせ難い
• 社員同士であり、リーダーシップが発揮し難い
• 特殊・専門的なものとなり、新人社員などに理解できない

　これらの対策として、事務局が日程や意見調整のリーダーシップとったり、外部の専門家をアドバイザーとして招くなどがあります。

マニュアル作成基本研修

　プロジェクトに集まった人達は、第一線の業務担当者ではありますが、マニュアル作成（文書化）については不慣れであったり、マニュアルの必要性も理解していない場合があるので、研修などをひらき共通の理解を持ってもらう必要があります。内容としては、２時間程度の基本項目の理解で十分です。

研修項目　例

• マニュアルの必要性
• 目標・目的・期待
• 業務改善の基本
• 現状・問題点を把握する目
• 大まかなスケジュール　など