現状の把握

　ある程度社歴のある企業であれば、マニュアルが全く存在しないということは少なく、部署ごとや個人レベルではいくつかのマニュアルが、作成されていることが考えられます。マニュアルを効率よく作成し、実際の現場で活用されるような内容にするには、各部署や個人においてどのようなマニュアルが存在するかを把握する必要があります。
　現状把握の結果、同じ業務でありながら、各部署ごとに異なるマニュアルが存在したり、処理方法や使用する帳票が違っているならば、マニュアルの一本化や処理方法や帳票の統一化を検討し、不足しているものがあれば、新たに作成しなければなりません。
　また、現状での問題や課題、マニュアル作成における現場からの要望などの聞き取りも行います。

現状把握の内容

• 現存するマニュアルの種類
• 欠けているマニュアルの種類(現場の要望として)
• 活用状況（浸透状況）
• 業務の進め方や手順
• 現状での問題点および課題点
• 経営理念の理解度・浸透度

現状把握の方法

• ヒアリング
• アンケート
• ブレーンストーミング
• 掲示板
• ウォッチング

業務全体でとらえる

　マニュアルを作成する際には、業務個々で考えるのではなく、それに前後する一連の業務を含め、業務全体で考えます。
　例えば、『販売管理業務』には受注から始まり売上金の入金までには様々な業務が行われますが、『受注業務』『経理業務』『入金管理』や部署・担当者などの個々でマニュアル化を考えるのではなく、『販売管理業務』全体でマニュアル化を考えます。これにより、各部署で二重作成されていた帳票の統一化、得意先データ管理の一元化による業務の効率化などが可能となります。
　また、前後の業務内容や分担のされ方などを知ることも、より効果的で効率的なマニュアル作りの重要な要素となります。