マニュアルの形態

　マニュアルの形状は用途や種類によって異なるが、社内に常備される業務マニュアルについては、若干の幅を持たせるにしても、その大きさや保存方法は統一したほうが、差し替えや改訂に便利です。
　一般的には、Ａ４サイズの大きさで、用途に応じバインダー方式か小冊子方式のいずれかになります。頻繁に差し替えが行われ、部署ごとに数冊程度置かれているものには、差し替えが便利なバインダー形式とし、従業員全員に配布するものについては、低コストで持ち運びが便利な小冊子方式を選択します。

書式・記述の統一

文章の結び

『です・ます』

　語りかけるような口調で、やさしい感じになります。一般的に、マニュアルではこの『です・ます』調が多く使われています。

『である・だ』

　確信をもって言い切り、権威のある感じになります。高度な知識マニュアルや論理的なマニュアルなどで使われます。

用語・言葉

　古い表現や専門用語はなるべく避けるか、説明を加えるようにする。
　普段使用している用語や言葉を用いてもかまわないが、店舗や担当者によって使用する用語や、意味合いが異なる場合は統一するか、もしくは注記をする。
　担当者の違いにより、各マニュアルで用語の意味が異なる、同じ意味の用語が複数用いられていることなどがないようにする。

用字の統一

基本レイアウトの設定

　統一感があり、読み易く活用されるマニュアルの作成には、レイアウトを工夫し、統一することが求められます。

項目番号

　Ⅰ→1→(1)→①→ア　　　など

フォントサイズ

　大項目、中項目、小項目、見出し文、通常文　のフォントサイズ

構成

　見出し、担当部署、担当者、施行日、改訂日　の記載位置
　行間の幅、表図やイラストの利用方法　など