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　『現状の業務フローの把握、問題点の洗出し、改善方法の立案、そして改善実施』という業務改善における一連の流れにおいて、まずフローチャートが利用されるのは現状把握であり、現状のフローチャート作成が行われ、それをもとにフローチャート分析が行われます。

　最初に作成された、フローチャートは現在の状況をそのまま現しているものであり、そこから問題箇所を見つけ出さなければなりませんが、ただ闇雲に問題点を洗い出すのではなく、先ず改善目標や方針を設定した後に、問題点の検討に入るようにします。なぜなら、最初から様々な方向から細かい問題点を取り上げも、重要なものや重要性でないものが混在したり、一貫性のない改善により効果の上がらない業務改善と、なってしまう可能性があるからです。

目標及び方向性を決めない場合

重要なものや重要性でないものが混在する

　例えば、毎日のように発生する問題点と、年3.4回程度しか発生しない問題点が、同等の問題点として扱われてしまう。

一貫性のない改善により効果の上がらない

　例えば、経費精算が遅い原因として『経費帳票の記入量の多さ』を問題点とし帳票設計の改善を行ったが、もう一つの原因である『承認する上長の不在』が改善されずに、経費精算の遅延は全く改善されていない。

全体的(マクロ的)な視点から

　業務改善の目標や方向性が決まったならば、次にマクロ的な視点で問題点を探った後に、ミクロ的な問題点に入るとより効果的な改善となります。

　例えば、『在庫品おける棚卸差異の削減』を目標とした場合、先ずミクロ的な視点から『伝票のチェック体制の強化・在庫棚卸の回数を増やす・担当者替えまたは担当の分離』を行えばある程度の削減は可能となりますが、その前にマクロ的な視点に立ち『差異が多発する商品はどれか・金額的に大きい損失となるのはどれか』などを検討します。その結果、ほとんど移動しない商品や損失額が僅少なものは今までの管理方法とし、差異が多発し損失額が多い商品にのみ、管理方法の精度を上げる対策をとれば、担当者の負担やコストも少なくなり、より効率的で効果的な改善結果が得られます。

フローチャート分析手順

Lesson3

A・・・個々の基本情報データに変更がある場合（部門異動、昇給、降給等）は修正を行う
B・・・労務管理システムから、前月21日～当月20日までの『勤務報告書』を出力する
C・・・『勤務報告書』の内容について、部長承認後総務部に運ぶ
D・・・『勤務報告書』に基づいて、給与計算システムにデータを入力する
E・・・『給与台帳』『給与明細』『計上伝票』『支払伝票』を出力する
F・・・『E』の書類について課長から承認を得た後、『給与明細』は各部へ配布し、『給与台帳』『計上伝票』『支払伝票』については、経理部へ運ぶ
G・・・『給与台帳』『計上伝票』『支払伝票』について、課長承認を得る
H・・・課長承認後、会計システムに給与データを入力する

Lesson4

A・・・銀行へ転送する給与支払データの内容について課長承認を得る
B・・・給与支払日(月末)の4営業日前までに、支払データを銀行に転送する
C・・・ネットバンキングから、給与支払を確認する
D・・・『支払伝票』と『ネットバンキング支払額』の一致を確認する
E・・・『支払伝票』に基づいて会計システムに、支払データを入力する

Lesson1

A・・・電話で、得意先から発注を受ける
B・・・得意先からの発注に従い、販売管理システムにデータを入力し『出荷指示書』『出荷指示書(控)』『納品書』『物品受領書』を作成する
C・・・『B』書類について、課長から承認を得る
D・・・承認を得た後、『出荷指示書(控)』を営業部控用とし一時保存、それ以外を『出荷指示書』『納品書』『物品受領書』を倉庫出荷用として配布する
E・・・『出荷指示書』に基づき製品を揃える
F・・・『納品書』『物品受領書』を注文製品と一緒に得意先に配達し、『出荷指示書』を経理部へ運ぶ
G・・・配達後得意先から受領印をもらい、『納品書』は得意先へ『物品受領書』は持ち帰り、営業部へ運ぶ
H・・・『出荷指示書(控)』と『物品受領書』の内容を確認する

Lesson2

A・・・『物品受領書』に基づいて、『売上伝票』を作成する
B・・・『売上伝票』を経理部へ運ぶ
C・・・一時保管している『出荷指示書』と『売上伝票』の内容が一致しているかを確認する

Step3

D・・・得意先から、注文書により発注を受け、それにもとづいて出荷指示書を作成する
E・・・注文指示書は、1出荷指示書、2控、3納品書、4物品受領書からなる
F・・・経費精算書、稟議書、領収書をセットにする
G・・・作業線は上から下に描き(g-1)、横向きや上に戻る描き方は誤り（g-2,g-3）

Step4

H・・・売上伝票と売掛台帳の照合確認をする
I・・・稟議書は金額が10万円までは課長、100万円までは部長決裁とする、また決裁後は元の位置まで戻す
J・・・稟議書、領収書をもとに、経費精算書を作成する

Step1

上部に関連部門の区分を記載するが、並び順については、フロー線が何度も交差したりしないよう、十分考慮し決める

作業工程をそれぞれ該当区分枠内に描いて行く

作業工程は上から下へ描く

Step2

A・・・売上伝票をもとに売掛台帳を記載する（〇から◎へ）
B・・・出荷指示書4枚綴りをそれぞれ３方へ配布する
C・・・売上管理ソフトの売上データを、会計ソフトデータへ転送する

作業記号

記号	記　号　説　明
	転記 〇から◎へ転記する、起票する、情報移動
	その他の処理 記号ワキに説明を加える
	一時保管 帳票などを一時的にバインダーやファイルに綴じ込み保管する場合に用いる
	最終保管 処理の終了、保管、保存
	検査 内容検討、判断、検印、承認
	伝票・作業の流れ 当該線に様々な記号を添えることで伝票の流れを表示する場合に用いる
	統合 2枚以上の帳票を集め次作業を行う場合に用いる
	照合 複数の伝票や物品内容を照合する場合に用いる

帳票記号

記号	記　号　説　明
	帳票 手書き帳票
	複数帳票 2枚以上の帳票
	ドキュメント 入出力機からプリントアウトされるドキュメントを意味する
	ディスプレイ ディスプレイ表示を意味する

　NOMA方式とは、工場の工程分析表をもとに、元日本経営協会(NOMA)理事、株式会社マネージ社長三枝鐘介氏がまとめたもの。したがってNOMA(方)式と呼ばれます。これと同系統のものに日本能率協会方式(日能式)があります。我が国ではNOMA式、日能式、産能大式がもっとも一般的です。（『フローチャートによる事務分析』より）

NOMA方式の特徴

　株式上場時における申請書類、上場申請のための報告書（Ⅱの部）では、業務フローチャートに一般的に産能大式が使用されますが、産能大式は一度マスターすれば使い易いのですが、記号の種類も多く覚えるに時間が掛かり、シロウトが読むにはなかなか難しい方式といえます。
　一方、NOMA式は記号の種類が少なく覚えるのに時間が掛かりません。記号が少ない分、説明文の追加が必要となり手間が掛かりますが、この簡単な記号と説明文の組み合わせが、シロウトには読み易くなります。

　企業全体で取組む業務改善やマニュアル作成などで使用する際には、人に早く理解させ実行させる必要がありますので、このNOMA方式が便利になります。

記号	記　号　説　明
	新しい帳票を用意する フロー図において、記入されたことがない新規に用意される帳票の準備に場合に用いられる。『P』はPrepareの頭文字。
	記入・押印する 帳票に記入・押印・印字など記録する場合に用いられる。書込み内容を側に記載する。『Fill in』の頭文字。
	図示の省略 帳票の動きを示す直線の前や後ろに用いる。「手続きが前又は後にあるが、図示を省略している」の意。『Extend』の頭文字
	集める 2枚以上の帳票を集め次作業を行う場合に用いる
	二つ以上の部・課・係に分ける 2枚以上の帳票を部・課・係などの組織区分線を越して他の部署に帳票を仕分分配する場合に用いる。
	承認・受領印を押す ある事項に対する決裁権限者から、承認され受領印をもらう場合に用いる。
	ファックス ファックスを使用する場合に用いる。
	コピー コピー機を使用する場合に用いる。
	パソコン パーソナルコンピューターを使用する場合に用いる。
	受取る 自組織区分以外から帳票を受取る場合に用いる。書類が渡された場合最初に使用される。
	一時保管 帳票などを一時的にバインダーやファイルに綴じ込み保管する場合に用いる。
	破棄する 帳票・資料などで使用済み後、保管せず廃棄する場合に用いる。
	内容の検査 『質』の検査を意味する。複数の伝票内容を照合する場合に用いる。
	伝票の流れ線 当該線に様々な記号を添えることで伝票の流れを表示する場合に用いる。
	新たに使用する帳票 図表の中で初めて使用する帳票が現れる場合に使用する。○に番号・その下に伝票名を縦書きに記載する。
	2度目以降使用する帳票 上記の伝票の2度目以降の使用に使用される。○に番号・その下に伝票名を縦書きに記載する。
	現金 現品同様、手続きの最初と最後に使用し、途中には使用しない。
	ディスプレイ ディスプレイ表示を意味する。
	ドキュメント 入出力機からプリントアウトされるドキュメントを意味する。○に番号・名称を横書きに記載する。
	電話連絡 組織区分間における電話(機器を介在させる)連絡をする場合に用いる。最初に◎を記載されている側が電話をかける。

産能大式フローチャートの書き方

A・・・作業内容は左から右に描く
B・・・FAXで帳票を送る例

C・・・照合する例（基になる資料を先に描く）
D・・・一時保管した資料を取り出す例（点線でつなぐ）

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