改善の目的・目標確定

　業務改善を始めるに当たり先ず、改善の『目的・目標』を決める必要があります。『何を・どこまでの範囲で・どのような方法で・誰が・いつまでに・コストは』などを明確にします。
　特にプロジェクトを組んで複数の人員で行う場合、各人の漠然としたイメージだけでは思い思いに考え出し、進につれその差が拡大し、結果達成する前に空中分解してしまう可能性があります。そうならない為にも、業務改善の『目的・目標』を文字や図などにより明確にし共通化させます。また書き表すことで整理や理解度も増します。

事前準備

　業務改善には、現状調査のため現地での調査が不可欠ですが、いきなり調査を始めてしまうと思いもよらない事態になり、時間や労力をムダにしてしまう場合があります。例えば、売掛債権の増加に対し経理部で調査を進めたところ、問題の真相は販売契約時の支払方法や値引きの取り決めに原因があり、問題は経理部ではなく、新たに営業部への調査が必要となってしまうなどが、起こりえます。このようなことが起こらないようにする為には、予備調査や資料収集などの十分な事前準備が必要となります。

事前準備項目

経営層・調査対象部門長等とのヒアリング等による聞き取り

資料収集（関連規程・組織図・人員構成・帳票等）

必要に応じフローチャートの作成

課題点や改善方法の想定（改善目標や改善範囲の設定）

調査シュケジュールの作成（調整・通達）