帳票書類の作成

　フローチャートにより、リスク要因を見つけ出し、それらを改善した新しいフローチャートを立案したならば、それに対応した新しい帳票を作成する必要があります。帳票設計の良否は、新しいシステム運用の成否に大きく左右し、またフローチャートが求める帳票設計をすることで、新たな課題も見えてきます。
　帳票は定期的に見直し、現状に則して修正する必要があるのと同時に、修正時のルールーを決めて置かなければ、増えすぎてしまったり、形式や用紙の大きさなどがバラバラになってしまいますので、管理も必要となります。

帳票設計のポイント

• 記入順序に項目をレイアウトする
• 文字で記入する欄を少なくし、できるだけ○×で済むようにする
• 記載事項欄や承認印欄の数などが、フローチャートや社内規程と一致しているか（社内規程では、２名から承認印をもらうこととなっているのに、帳票では承認印欄が一箇所しかない　など）
• 各種帳票のレイアウトを揃える(作成日、作成者名、決裁印欄、縦書き横書き　など)
• 各種帳票の大きさや形式を揃える(用紙の大きさ、文字サイズ、書体　など)
• 項目毎に記入欄を適切な大きさにする
• 出来るだけ簡素化する(使用頻度の少ない欄の廃止　など)
• 使用頻度の少ない帳票の廃止、統合
• 重要箇所を強調する
• 罫線は必要最小限にする（使い過ぎると見難くなる）
• 保存方法を考慮する（パンチの穴あけや、ホチキス留めで重要な部分が失われたり、見えなくなったりしないか）
• 使用する者の立場になって設計する

　現状フローチャートの調査時には、新しい帳票書類設計の参考として、使用されている帳票を全て集め(できるだけ記入済みのものを集める)、実際に使用している人に、使い勝手や改善箇所なども聞き取るようにします。